Funções de um Office Manager

Com uma função mais estratégica, o Office Manager foca basicamente na redução de custos e otimização do tempo

Por Keli Anjos

Muito parecido com a função de um profissional de secretariado, a função de Office manager tem suas particularidades e diferenças sendo mais estratégico, foco na redução de custos e otimização do tempo.

Aprender mais sobre como gerir um escritório e como eles controlam tudo, desde a contratação da equipe de trabalho como: motorista, recepção, copa, limpeza, manutenção predial, trabalho de terceiros, ou seja, fazem tudo, são muitos os desafios diários.

É necessário colocar esforço, dedicação e amor para efetuar um trabalho bem realizado no final do dia.

Você é responsável por tudo que possa acontecer desde uma lâmpada queimada até algo mais complexo.

Ferramentas para lidar e cuidar da gestão do escritório, manter tudo em ordem, ressaltando que você não é um super-herói e não pode resolver tudo sozinho, precisa de parceiros, rede de apoio, precisa ter contatos, pessoas chaves e acima de tudo ter um bom relacionamento interpessoal.

Caso se comprometa em fazer algo, faça, isso gera credibilidade, não prometa algo que não possa cumprir.

Não esquecer:

Cartões de visita;
Sala de reuniões;
Carros: gestão de frotas de carros para os diretores e funcionários;
Cuidar de toda documentação geral dos carros/multas: requer atenção e dá muito trabalho fazer recursos de multas;

Tarefas:

Ajudar a reduzir custos;
Criar novos projetos;
Controlar materiais de escritório;

Agregando conhecimento o tempo todo, por isso a importância de ter parcerias.

É preciso ter o poder de negociação, pesquisar e obter valores mais baixos, sempre tentando reduzir os custos da empresa.

Quem responde para o Office Manager?

Office boy;
Copeira;
Setor de limpeza;
Motorista;
Recepção;

Planilhas de check list para controle o tempo todo. Para demonstrar o quanto você compra e gasta por semana/dia/mês, é necessário ter todos esses dados muito bem controlados, e disponibilizar a planilhas para determinados departamentos, assim todo mundo trabalha interligado, precisa saber gerir pessoas.

Precisa ter: Resiliência, Respeito e Educação, saber tratar as pessoas é muito importante para criar laços.

Para criar um Budget para o próximo ano é necessário fazer uma reunião com a equipe em meados de novembro ou dezembro, para começar o ano com orçamentos e demais detalhes alinhados.

São feitas planilhas de janeiro a dezembro com o valor anual: são os controles/fornecedores e negociações. É necessário trabalhar com a melhoria contínua sempre, fazer bem e com baixo custo.

Saber gerir pessoas: ter equilíbrio/saber lidar com o emocional é fundamental para esta função.

Um grande abraço!

Keli Anjos é bacharel em Secretariado Executivo Bilíngue (Sumaré) e pós-graduada em Docência do Ensino Superior (UNIP). Atua como Secretária há mais de 20 anos, assessorando Presidentes, Diretores, Gerentes. Coautora dos livros: “O futuro do Secretariado-Educação e Profissionalismo” – Ed. Literare Books; “Meu Cliente subiu no telhado e agora?” – Ed. Literare Books; “Secretariado em Ação” – Ed. Boc e “Secretariado Remoto e Assistente Virtual” – Ed. Boc; e coordenadora do Livro “Do Zero ao Sucesso com Elas” – Ed. Boc. Facilitadora em cursos para Profissionais de Secretariado, Assistentes e Iniciantes na Carreira. Mentora de Carreira e mãe da Gabriella e do Heitor Gabriel. Seu lema é: “Sempre fazendo investimentos na carreira, porque aprender nunca é demais!”

Inscreva-se para receber nossos últimos artigos.

Conheça nossa política de privacidade

Garanta a entrega de nossa Newsletter em sua Caixa de Entrada indicando o domínio
@dolcemorumbi.com em sua lista de contatos, evitando o Spam