Funções de um Office Manager

Com uma função mais estratégica, o Office Manager foca basicamente na redução de custos e otimização do tempo

Imagem por BaigDesigns em Canva Fotos

Por Keli Anjos

Muito parecido com a função de um profissional de secretariado, a função de Office manager tem suas particularidades e diferenças sendo mais estratégico, foco na redução de custos e otimização do tempo.

Aprender mais sobre como gerir um escritório e como eles controlam tudo, desde a contratação da equipe de trabalho como: motorista, recepção, copa, limpeza, manutenção predial, trabalho de terceiros, ou seja, fazem tudo, são muitos os desafios diários.

É necessário colocar esforço, dedicação e amor para efetuar um trabalho bem realizado no final do dia.

Você é responsável por tudo que possa acontecer desde uma lâmpada queimada até algo mais complexo.

Ferramentas para lidar e cuidar da gestão do escritório, manter tudo em ordem, ressaltando que você não é um super-herói e não pode resolver tudo sozinho, precisa de parceiros, rede de apoio, precisa ter contatos, pessoas chaves e acima de tudo ter um bom relacionamento interpessoal.

Imagem por portishead em Canva Fotos

Caso se comprometa em fazer algo, faça, isso gera credibilidade, não prometa algo que não possa cumprir.

Não esquecer:

  • Cartões de visita;
  • Sala de reuniões;
  • Carros: gestão de frotas de carros para os diretores e funcionários;
  • Cuidar de toda documentação geral dos carros/multas: requer atenção e dá muito trabalho fazer recursos de multas;

Tarefas:

  • Ajudar a reduzir custos;
  • Criar novos projetos;
  • Controlar materiais de escritório;

Agregando conhecimento o tempo todo, por isso a importância de ter parcerias.

É preciso ter o poder de negociação, pesquisar e obter valores mais baixos, sempre tentando reduzir os custos da empresa.

Quem responde para o Office Manager?

  • Office boy;
  • Copeira;
  • Setor de limpeza;
  • Motorista;
  • Recepção;

Planilhas de check list para controle o tempo todo. Para demonstrar o quanto você compra e gasta por semana/dia/mês, é necessário ter todos esses dados muito bem controlados, e disponibilizar a planilhas para determinados departamentos, assim todo mundo trabalha interligado, precisa saber gerir pessoas.

Precisa ter: Resiliência, Respeito e Educação, saber tratar as pessoas é muito importante para criar laços.

Para criar um Budget para o próximo ano é necessário fazer uma reunião com a equipe em meados de novembro ou dezembro, para começar o ano com orçamentos e demais detalhes alinhados.

São feitas planilhas de janeiro a dezembro com o valor anual: são os controles/fornecedores e negociações. É necessário trabalhar com a melhoria contínua sempre, fazer bem e com baixo custo.

Saber gerir pessoas: ter equilíbrio/saber lidar com o emocional é fundamental para esta função.

Um grande abraço!

Keli Anjos é bacharel em Secretariado Executivo Bilíngue (Sumaré) e pós-graduada em Docência do Ensino Superior (UNIP). Atua como Secretária há mais de 20 anos, assessorando Presidentes, Diretores, Gerentes. Coautora dos livros: “O futuro do Secretariado-Educação e Profissionalismo” – Ed. Literare Books; “Meu Cliente subiu no telhado e agora?” – Ed. Literare Books; “Secretariado em Ação” – Ed. Boc e “Secretariado Remoto e Assistente Virtual” – Ed. Boc; e coordenadora do Livro “Do Zero ao Sucesso com Elas” – Ed. Boc. Facilitadora em cursos para Profissionais de Secretariado, Assistentes e Iniciantes na Carreira. Mentora de Carreira e mãe da Gabriella e do Heitor Gabriel. Seu lema é: “Sempre fazendo investimentos na carreira, porque aprender nunca é demais!”

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