Gerenciar projetos parece algo complicado e acadêmico, mas na verdade, tudo o que fazemos com ordenamento, projeção e com tempo de duração, é um projeto
Por Simaia Machado
Segundo o Jornal Americano Wall Street Journal, um ser humano toma cerca de 35 mil decisões por dia, sendo 85% inconscientes e apenas 15% conscientes. Dentre todas estas decisões, muitas delas podem ser gerenciadas se agrupadas em formato de projetos.
Gerenciar projetos parece algo complicado e acadêmico, mas na verdade, tudo o que fazemos com ordenamento, projeção e com tempo de duração, é um projeto. Emagrecer, decorar a casa, agendar médicos e exames, se casar, arrumar um novo emprego, se dedicar a aprender algo novo, começar a se exercitar, são bons exemplos.
A maioria dessas tarefas podem ser nomeadas de projetos. Um projeto é algo temporário, em que se coloca esforço e organização para terminá-lo com êxito, dentro do prazo e do orçamentado. Segundo o Project Management Body of Knowledge (PMBOK, o guia da Gestão de projetos), “Um projeto é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, e destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado”.
A Gestão de Projetos é a organização dessas atividades, listando o passo a passo, dando visibilidade do começo e do fim, estabelecendo a relação entre os envolvidos e as tarefas de cada um.
Para que um projeto seja bem-sucedido, você deve seguir as seguintes fases:
- Iniciação
- Planejamento
- Execução
- Encerramento
Dentro destas fases, você deve distribuir as tarefas, fazer um cronograma, estabelecer objetivos e apenas passar para a tarefa seguinte caso tenha concluído a tarefa anterior.
Tendo como exemplo o Projeto Emagrecer, você deverá se planejar para consultar profissionais da saúde, fazer compras de alimentos para a nova dieta, se organizar com o tempo para se exercitar, envolver as pessoas a sua volta para que o projeto seja bem-sucedido e fazer tudo conforme o planejado, assim o sucesso será garantido.
Na área dos negócios, segundo um estudo feito pelo Job Growth and Talent Gap, encomendado pelo Project Management Institute (PMI, instituição internacional que associa profissionais de gestão de projetos), até 2027, as empresas precisarão de quase 88 milhões de profissionais de gerenciamento de projetos no mundo. Isso demonstra um crescimento da atividade e de uma valorização sem precedentes desse profissional.
Em âmbito secretarial, os profissionais têm a vantagem de possuírem uma capacidade de organização própria, que faz toda a diferença em uma equipe de projetos. Além de ter uma visão macro e um conhecimento analítico de vários processos operacionais, ele antevê os possíveis riscos de algumas das ações, sobretudo relacionadas ao cumprimento do cronograma.
Atuando profissionalmente ou nas tarefas corriqueiras, o gerenciamento de projetos sempre nos ajudará a atingir os objetivos com clareza. Se seguirmos o planejado, podemos entender quais são as dificuldades e recalcular a rota se necessário.
Sucesso em seus projetos!
Simaia Machado é gerente de frotas e coautora do livro “Um novo Olhar para o Secretario”. Estudou Gestão de Projetos na USP e Meio Ambiente e Sustentabilidade da FGV. Atuou como Secretária Executiva e Office Manager por mais de 25 anos.
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