O home office veio para ficar, mas como garantir a gestão para uma equipe produtiva?

Paula Rotta Assis

O home office parece que chegou para ficar, ele se tornou mais comum no ano de 2020 em razão das consequências causadas pela pandemia de Covid-19. E as empresas já perceberam muitos benefícios dessa modalidade e a maioria já anunciou que vai adotar como modelo de trabalho definitivo.

Mas esse distanciamento entre os colaboradores da mesma equipe e empresa pode gerar alguns problemas aos gestores do departamento de recursos humanos, responsáveis por garantir a máxima produtividade e satisfação dos funcionários. Acredito que a maior dificuldade esteja em realizar a integração dos novos empregados.

As empresas foram obrigadas a se adaptar perante esse novo cenário para garantir que suas atividades fossem mantidas em pleno funcionamento. A solução mais comum foi a adoção do home office e desvio da prestação de serviços da sede da empresa para a casa dos colaboradores, evitando sua circulação nas ruas, transporte público e exposição à contaminação.

Imagem por Magnet.me em Unsplash

Dentre as questões que surgem estão: como integrar os empregados que não trabalharão pessoalmente com os demais colaboradores? Como será a troca de conhecimento e treinamento do novo funcionário que já inicia em teletrabalho? Como garantir a adaptação?

O onboarding digital tornou-se muito importante durante a pandemia do novo coronavírus, dentre todas as etapas da jornada do colaborador na nova “casa”, a mais importante é a integração: transmitir os valores de cultura, alinhar as expectativas, cumprir os períodos de aprendizagem e fazer a integração na equipe remotamente pode ser mais complicado do que presencialmente.

Vamos falar aqui sobre as principais etapas do processo de onboarding e como ter sucesso em cumpri-las no modelo digital.

Dê instruções prévias

Considere disponibilizar um kit home office e de boas-vindas, para que este colaborador se sinta acolhido.

Antes de ter início à prestação de serviços do novo funcionário é crucial que ele tenha acesso a algumas instruções prévias. Dentre elas estão jornada de trabalho, sistemas utilizados, forma de comunicação, a quem buscar quando houver dúvidas e problemas e outras.

Deixe ao menos um colaborador do departamento disponível para conversar com o novo colega. Isso pode ser feito por teleconferência. Nessa situação podem ser passadas várias instruções prévias que evitam dúvidas posteriores.

Agenda da primeira semana

Para que o primeiro dia do novo colaborador seja produtivo crie a agenda da 1ª semana, e claro, compartilhe com ele e com todas as pessoas envolvidas na sua chegada.

Durante a primeira semana o novo colaborador receberá muitas informações, portanto, mesmo o trabalho sendo presencial ou remotamente isso envolve muitos links de acesso, permissões, agenda de outras pessoas e prazos, disponibilize um checklist online contendo os links e os responsáveis por auxiliar em cada tarefa quando necessário.

Use sistemas de comunicação e trabalho remoto efetivas

Todos os pontos acima citados têm em comum o fato de que são melhorados ou possibilitados quando a comunicação se mostra eficiente. O trabalho remoto necessita que sejam estabelecidas plataformas de comunicação e de trabalho conjunto mesmo à distância.

Estipular qual a rede de comunicação deve ser usada é crucial, assim como é o estabelecimento de regras quanto ao momento e forma de comunicar. Estabeleça horários em que o contato pode ser feito, se ele deve ser feito em primeiro lugar de forma escrita ou ligação, datas prévias para reuniões periódicas e quais situações são mais urgentes em detrimento de outras.

Chekpoints

Além de coletar o feedback ao final do processo de onboarding, é importante que você faça os famosos checkpoints.

São reuniões online para o acompanhamento da adaptação do novo colaborador, que podem acontecer a cada 15 dias ou uma vez por mês nos primeiros 3 meses.

Lembre-se que o employee experience começa muito antes do primeiro dia de trabalho, ele deve percorrer toda a jornada do colaborador desde a candidatura até seu desligamento. Ter uma comunicação clara, constante e as ferramentas necessárias é essencial para o sucesso dessa jornada tanto para o colaborador quanto para empresa.

Um colaborador bem integrado e adaptado com a cultura, processos e time será mais feliz e produtivo, trazendo resultados positivos para sua empresa e diminuindo as chances dos altos prejuízos com o turnover.

Imagem por Yasmina H em Unsplash

Crie uma rotina de comunicação

Se, no trabalho presencial, a comunicação pode ocorrer ter falhas, em um ambiente digital, isso é mais comum ainda. Afinal, não há o contato físico com os membros da equipe e, dessa forma, é necessário que você tenha um planejamento de comunicação com a equipe, garantindo que todos estarão disponíveis no horário definido.

Para isso, você pode determinar uma reunião breve e seguir o modelo Scrum, uma metodologia ágil que propõe que todos falem — em, no máximo, 1 minuto — o que precisam fazer no dia (ou o que fizeram), os resultados esperados (ou entregues) e as principais dificuldades.

Dessa forma, você é capaz de estabelecer um momento no qual todos os membros do time se comunicam, mesmo em home office.

O home office passou de uma tendência para uma necessidade em muitas empresas da atualidade, principalmente devido à pandemia. Para que a sua empresa continue funcionando e com bons resultados em um momento de crise, é essencial que você invista em estratégias para manter a comunicação com a equipe em tempos de home office. Com as nossas dicas, você está pronto para fazer isso e, dessa forma, melhorar a gestão do time mesmo a distância.

Paula Rotta Assis é co-fundadora da PRA Consult, uma consultoria de negócios que atende pequenas e médias empresas em projetos de Recursos Humanos, Contábeis, Financeiros e assessoria Executiva. É graduada em Gestão de Recursos Humanos e atua no mercado corporativo há mais de 10 anos liderando equipes e projetos na obtenção de suas metas e resultados.

Este artigo foi sugerido também por Touchédigital Marketing OnLine
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Imagem por Jason Strull em Unsplash

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Comentários

  1. Obrigada pelo texto, Paula. Texto claro e humano, mas a realidade às vezes é um pouco diferente. Quem chega, precisa ser introduzido em uma nova cultura e isso leva tempo. O problema é que as pessoas não priorizam pessoas e sim resultados.

  2. Muito bom!

    • Obrigada Kalyne, fico feliz que o conteúdo tenha feito sentido para você 🙂 Um abraço!

  3. Top!!

    • Obrigada 😉😘


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