Como a Intranet ajuda no engajamento das equipes em tempos de Home-Office

Paula Rotta Assis

O home-office vem se tornando cada vez mais real depois das consequências causadas pela pandemia de Covid-19 e o avanço da tecnologia. Algumas empresas já perceberam muitos benefícios dessa modalidade e a maioria já anunciou que vai adotar como modelo de trabalho definitivo.

Em uma pesquisa realizada pela Dell e Intel, Future Workforce Study (Estudo sobre o Futuro da Força de Trabalho), aponta que 89% dos profissionais no Brasil consideram importante que um ambiente de trabalho ideal tenha tecnologias que permitem que os colaboradores interajam remotamente.

Pensando nas dificuldades que as empresas veem encontrando para se adaptar e engajar equipes a distância, trazemos dicas importantes de como o recurso de Intranet faz toda a diferença para o sucesso nas organizações.

1. ARQUIVOS E DOCUMENTOS

Organizar e compartilhar arquivos de forma assertiva já é bem complicado no trabalho presencial, quanto mais com equipes trabalhando a distância. Por isso é preciso ter um jeito ainda mais fácil de enviar e receber documentos. Assim como otimizar a realização das tarefas.

Dessa forma, tenha documentos importantes compartilhados em um único local. Um local onde todos os usuários podem consultar e fazer o download. Assim como disponível na nuvem, sem riscos de perda e bem acessível.

Elaborar uma política de organização desses arquivos, vai facilitar na busca pelos profissionais. Estipule regras padrão para nomear os arquivos, salve-os em pastas separadas por departamento ou assunto, cuide das permissões de downloads e principalmente defina um código de ética e responsabilidade quanto ao sigilo desses arquivos e documentos.

2. COMUNICAÇÃO EFICIENTE

A princípio, manter os colaboradores alinhados com a empresa, sua cultura e sua equipe, é difícil. Ainda mais com equipes remotas. Oferecer ferramentas como o chat e o comunicado interno, fica muito mais prática e rápida a comunicação entre todos. Por exemplo, o chat evita fluxos de e-mails que podem se tornar extensos e confusos, além de apresentar todo o histórico de conversa.

Também é possível utilizar outros recursos, por exemplo, as newsletters a serem disparadas para os usuários diretamente da intranet. Dessa forma você alcança sua equipe de diferentes maneiras. Em cada mensagem enviada a quem mais se adequa, mantendo todos alinhados.

3. GESTÃO DE PROJETOS

Imagine que sua equipe está trabalhando em um projeto. E que há pessoas trabalhando em home office. Como essas pessoas serão atualizadas sobre o andamento do projeto? Você tem ferramentas que possibilitam a gestão de projetos? Algo que mantém todas as informações centralizadas e com fácil acesso?

Ter uma ferramenta adequada permite que todos da equipe possam consultar as tarefas a serem realizadas e o andamento do projeto.

Da mesma forma, quem está fora da empresa consegue acompanhar cada etapa do projeto. E ser notificado a cada nova atualização.

4. AGENDA COMPARTILHADA E COLABORATIVA

O home-office trouxe a possibilidade de flexibilidade de horários e assim permitiu que os colaboradores da mesma equipe atuem em horários diferentes. Ter uma agenda compartilhada e colaborativa, além de ser prático permite que todos os envolvidos consigam gerenciar tarefas e encontros de acordo com as disponibilidades de horário e receberem notificações desses eventos com lembretes do compromisso.

Do mesmo modo, a ferramenta permite que o organizador saiba que todos têm seus horários livres para o momento do evento e todos os envolvidos cientes sobre o evento agendado.

5. TREINAMENTO

É possível que os colaboradores também recebam treinamento através da intranet. E assim os que trabalham home office poderão também participar de treinamentos e cursos.

Através de uma ferramenta de e-learning você disponibiliza vídeos, além de testes para que os usuários estudem, proporcionar a capacitação dos colaboradores é investir na própria empresa. E com isso crescer de maneira sustentável. Pense assim: ao fazer isso, você valoriza o funcionário e mostra que acredita no seu potencial.

6. COMUNICAÇÃO, COLABORAÇÃO E PRODUTIVIDADE MESMO À DISTÂNCIA

Acima de tudo, consideramos a comunicação, a colaboração e a produtividade essenciais, para uma intranet ter sucesso e proporcionar à empresa os resultados esperados. Dessa forma, no trabalho remoto a intranet consegue fomentar a comunicação, a colaboração e a produtividade. Tudo isso através de suas ferramentas integradas. Por exemplo, o chat, as tarefas e a linha do tempo. São várias as ferramentas que podemos utilizar para manter a comunicação alinhada com todos os liderados. Estejam eles trabalhando lado a lado ou não.

Já para os funcionários remotos, a intranet permite a colaboração com o resto da equipe de uma maneira muito mais fácil. Da mesma forma a equipe também colabora com eles, por exemplo, compartilhando arquivos e ideias com um local para divulgação de conteúdo interessante.

Esses recursos favorecem na colaboração uns com os outros. Acarreta o crescimento pessoal e profissional, além de envolver os colaboradores e engajá-los na cultura da empresa.

A Produtividade no trabalho remoto é possível, sim!

É claro que para alcançar isso a empresa deve fazer sua parte e oferecer ferramentas certas para que esse trabalho seja desenvolvido da melhor maneira.

O segredo está em definir uma comunicação assertiva e na capacitação de adaptação dos colaboradores para esta nova modalidade. Empresas que conseguem oferecer ferramentas adequadas e implantar uma nova cultura com certeza colherá resultados muitos positivos na modalidade home office.

Paula Rotta Assis é co-fundadora da PRA Consult, uma consultoria de negócios que atende pequenas e médias empresas em projetos de Recursos Humanos, Contábeis, Financeiros e assessoria Executiva. É graduada em Gestão de Recursos Humanos e atua no mercado corporativo há mais de 10 anos liderando equipes e projetos na obtenção de suas metas e resultados.