Independentemente de seu evento ser grande ou pequeno, social ou corporativo, quando ele acontece é simplesmente uma loucura
Por Bárbara Bora
Quando falamos sobre eventos, imaginamos os mais diversos tipos e tamanhos, podendo ser eles corporativos ou sociais. Seja um workshop, um congresso, um casamento ou ainda um festival, o que não imaginamos é que por trás daquele momento único de diversão, lazer, negócio ou aprendizado, existem várias etapas, reuniões, planilhas e pesquisas para serem pensadas, discutidas e planejadas.
Tive a oportunidade de escrever um capítulo do livro “O novo olhar para o secretariado”. Nesse capítulo falo sobre os eventos desde sua concepção até sua finalização, passando pela tipologia e porte.
De todas as etapas, não saberia escolher a mais fácil. Chego a dizer que a mais fácil seria a etapa de realização do evento, que é onde toda a magia acontece.
Vamos falar sobre cada uma delas para entendermos como o trabalho funciona.
Assim como qualquer outro projeto, iniciamos pelo planejamento, que envolve um briefing e um check-list. O briefing pode ser uma lista de perguntas feitas ao solicitante do evento que busca entender o que ele espera, orçamento, como o evento será operacionalizado, se serão necessários serviços terceirizados, contratações ou compras e outros detalhes. Com todas essas perguntas respondidas, você entenderá qual o público e o tamanho do seu evento para então desenhá-lo da melhor forma.
Agora com seu evento pré-idealizado, vamos para a segunda etapa, o evento!
Independentemente de seu evento ser grande ou pequeno, social ou corporativo, quando ele acontece é simplesmente uma loucura.
Se a etapa anterior está bem planejada, a loucura do dia será mais controlada, mas caso o planejamento não tenha sido feito com tantos detalhes, chegue preparado porque no dia terão inúmeras tarefas.
A verdade é que no dia acontecerão diversas surpresas, mas conhecendo o evento e o que precisa ser feito, conseguirá resolver tudo da melhor forma.
No meu capítulo também falo o pós-evento.
O pós se inicia assim que o evento acaba, ou dependendo dos serviços contratados, o fechamento pode começar ainda com o evento em andamento, como por exemplo serviços de catering ou de ações que acontecem na recepção dos convidados. De qualquer forma, essa é uma fase que exige registros e contagem de itens, estoque e muitas vezes conferências para relatórios.
Sabe aquela frase que diz “só acaba quando termina”?
Essa é definição perfeita para a quarta e última etapa do evento, o debriefing.
O debriefing é o pós do pós. É o momento em que olhamos para tudo o que foi feito para entender o que foi bom e o que foi ruim. O que será replicado para eventos futuros e o que não poderá ser repetido. Quais fornecedores estarão nos próximos eventos e quais não conseguiram atender de forma esperada. Também é nessa etapa que analisamos as pesquisas de satisfação dos clientes internos, externos e do público geral. Analisamos relatórios, orçamento, enviamos agradecimentos e fazemos um balanço geral do que aconteceu do início ao fim.
No meu capítulo do livro “Um olhar para o secretariado”, você encontrará essas etapas mais bem definidas, com sugestões de ferramentas, perguntas e outras informações que vão te ajudar a entender como organizar um evento.
Gosto muito de pensar que um evento é a realização de um sonho e isso torna todo o trabalho mais prazeroso porque, certamente, ajudaremos alguém a tornar realidade aquilo que idealizou!
Bárbara Bora é Secretária Executiva remota para executivos e empreendedores com os quais atua desde 2005 e oferece orientação para transição de carreira na consultoria Destrave Sua Carreira (“O Secretariado me escolheu e me acolheu. Tenho paixão em servir e resolver problemas. Amo minha profissão!”)
www.suasecretariaexecutiva.com.br | www.destravesuacarreira.com.br
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