O primeiro passo para o reconhecimento e valorização da profissão parte do próprio profissional
Por Cibele Ortega
Há tempos, o profissional de secretariado executivo vem se reinventando frente às transformações advindas da globalização e do constante avanço tecnológico. Está mais que comprovada sua resiliência e adaptabilidade diante de mudanças, desde o uso das ferramentas digitais à reorganização do modelo de trabalho.
Entretanto, o domínio das aptidões técnicas não é mais um diferencial para realizar com eficiência as demandas do dia a dia. Soft e Inner skills são cada vez mais exigidas em situações que requerem maturidade profissional e postura assertiva.
Outro aspecto que está em evidência é a postura estratégica. Aprofundar-se no entendimento do negócio em que atua, conhecer os objetivos macro da companhia e identificar maneiras de contribuir com o atingimento dessas metas farão com que esse profissional atue como um parceiro estratégico de seu executivo.
É nesse cenário que surgem os indicadores estratégicos de performance. Neste artigo, vamos ressaltar os três principais benefícios que KPIs realistas, atingíveis e mensuráveis podem influenciar na valorização e reconhecimento dos assistentes executivos.
1) Comunicação clara e objetiva
Ao estabelecer indicadores realistas e com prazos bem definidos, o profissional direcionará seus esforços em estratégias que lhe auxiliarão no cumprimento de suas metas. Esse exercício contribui para que a subjetividade seja substituída por uma comunicação direta e segura com o executivo. Quantas vezes ainda escutamos ou reproduzimos frases como: “tenho muita demanda”, ou “vou precisar estender meu horário de trabalho porque ainda há muitos e-mails pendentes”. Infelizmente, o advérbio “muito” não é mensurável e não traz tangibilidade de seu trabalho.
A definição de indicadores de desempenho faz com que o profissional entenda o valor da sua função e traga objetividade em seu discurso. O mindset gerencial começa a fazer parte de sua rotina e ele estabelece uma comunicação baseada em dados e fatos. Esse comportamento lhe proporciona uma proximidade com a forma de pensar de seu executivo.
2) Aumento da capacidade analítica
O desenvolvimento de controles para acompanhamento contínuo dos KPIs faz com que o profissional amplie sua visão analítica e sua criticidade quanto à priorização de atividades. Essa habilidade é valiosa no mundo dos negócios e na resolução de problemas e em tomada de decisões.
Ser analítico é ser cuidadoso com dados, evidências, padrões e relações, permitindo que o profissional identifique causas e efeitos, reconheça tendências e assuma riscos calculados. Pensar de forma analítica é fundamental no campo do secretariado executivo, pois permite que os profissionais ajam de maneira eficaz como facilitadores, comunicadores e solucionadores de problemas, contribuindo para o sucesso geral da organização.
3) Conscientização da importância de seu papel nos negócios
Sabemos que o Secretariado Executivo desempenha um papel multifacetado e essencial nas organizações. Sua capacidade de gerenciar informações, facilitar a comunicação, apoiar a tomada de decisões e coordenar atividades contribui para a eficiência geral e sucesso da organização. Porém, ao estabelecer seus indicadores estratégicos de performance, ele visualiza a relevância de suas atividades e o quão incluído está nos negócios e na lucratividade da organização. O senso de pertencimento contribui diretamente com a autoestima, autoconfiança, motivação, engajamento e satisfação no trabalho desempenhado.
O primeiro passo para o reconhecimento e valorização da profissão parte do próprio profissional. Ele é conhecedor de sua relevância e da contribuição de suas ações com o futuro dos negócios da companhia. Ele é o responsável por gerar tempo de qualidade ao executivo e transitar entre os diferentes níveis organizacionais. Ele é responsável por cada passo em sua carreira.
Recentemente lançado, o livro “Um novo olhar para o secretariado – mudanças e transformações” aborda vários temas atuais que engajam o profissional de secretariado a fazer além do operacional e assumir um papel estratégico diante dos desafios. Nele, escrevi o capítulo “Indicadores estratégicos – a maneira inovadora de medir a performance secretarial”, que traz detalhes sobre como elaborar objetivos devidamente alinhados ao core business da organização, adicionando vantagens significativas à assessoria ao executivo e elevando o patamar do Secretariado Executivo dentro da companhia.
Cibele Ortega dos Anjos é graduada em Automação de Escritórios e Secretariado pela FATEC-SP e Pós-graduada em Assessoria Executiva pelo Centro Universitário Ítalo-Brasileiro e em Ensino de Espanhol para Brasileiros pela PUC-SP, com certificação internacional ACEA (Advanced Certificate for Executive Assistants) emitido pela BMTG United Kingdom.
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Comentários
Parabéns pelo artigo, com certeza o secretariado é muito importante para a organização.
Obrigada por compartilhar seu conhecimento, foi maravilhoso!!! Jaqueline Pincinato
Parabéns Cibele, o conteúdo do artigo estava maravilhoso.
Parabéns pelo ARTIGO.