Práticas de gestão aliadas a uma forte conduta ética
Os textos, artigos e opiniões assinados e publicados nesta seção não traduzem ou representam a opinião ou posição do Portal. Sua publicação é no sentido de estimular o debate de problemas e questões do cotidiano e de refletir as diversas tendências do pensamento contemporâneo
Por Loiva Medeiros
Ando por aí estendendo meu olhar para o que dá match com o Secretariado. Pratiquei essa observação constante durante os 20 anos da minha prática secretarial, e a mantenho até hoje durante a minha prática docente. Parece incrível, mas muitas áreas combinam perfeitamente com a nossa profissão, o que a torna incrivelmente interessante e promissora.
Minha experiência profissional me leva a afirmar que o compliance é um exemplo que dá match com o secretariado, uma vez que conecta muitas práticas de gestão com uma forte conduta ética, duas características bem desenvolvidas no exercício dessa profissão.
Adotar condutas éticas agrega valor aos negócios e, por isso muitas empresas querem aderir ao compliance, mas ainda não sabem como implementar essa prática. Percebe-se aqui um nicho de possibilidades de atuação do secretariado, que por estar próximo ao poder de decisão terá muito a contribuir.
Além da formação continuada para obtenção de conhecimentos específicos e gerais, as habilidades do profissional de secretariado são gestadas em cotidianos diversos, agitados e muitas vezes tensos, devido aos prazos cada vez mais exíguos e às expectativas por resultados positivos nas organizações.
No seu dia a dia um secretário consegue negociar com a agência de viagens a troca do horário do voo do seu executivo, ao mesmo tempo que contata os envolvidos nos compromissos já agendados, pois afinal a diretoria precisa dele num outro compromisso. Além disso, negocia com os fornecedores a antecipação da entrega de brindes, tendo em vista nova alteração inesperada nas agendas dos diretores. Enquanto essas operações vão acontecendo, ele continua a elaboração de gráficos para a tradicional reunião do Conselho Consultivo, cujas informações chegaram atrasadas, mas ele já negociou outros prazos para o próximo mês com o setor de produção, para que o atraso não se torne recorrente.
Essa pequena descrição do cotidiano, demonstra o quanto o profissional de secretariado realiza operação e gestão concomitantemente. Não bastava trabalhar com as informações atrasadas, era preciso revisar o padrão dos prazos para que o problema não voltasse a se repetir lá na frente. De forma intuitiva ou não, o secretário aplica o ciclo da melhoria contínua, crucial nas gestões em geral para o atingimento dos objetivos organizacionais.
Outra habilidade importante que é gestada no cotidiano diverso do secretariado é o desenvolvimento de uma consciência ética, que busca a prevalência da razão sobre a emoção, seja na lida com assuntos sigilosos ou na redução dos possíveis erros nos relacionamentos interpessoais. O exercício diário com os dilemas éticos credencia o profissional de secretariado no conhecimento da ética possibilitando-lhe o suporte e a tranquilidade de, por exemplo, fundamentar uma norma e alcançar efetividade na sua implementação, tendo em vista seu poder de convencimento e suas chances de produzir efeitos.
Falar de ética torna-se indispensável para um programa de compliance, o qual busca amparar e contribuir com as pessoas para que não tomem decisões equivocadas, acreditando que estão agindo corretamente. Conforme destaca El Kalay (2017), a ética empresta ao compliance o fundamento pelo qual se deve agir (ou deixar de agir) de determinada maneira, em busca do constante aprimoramento das relações profissionais.
No ambiente corporativo, compliance está relacionado à conformidade ou até mesmo à integridade corporativa, e tem como objetivo evitar, detectar e remediar a ocorrência de irregularidades, fraudes e corrupção. Um programa de compliance é um sistema complexo e organizado que depende de uma estrutura múltipla que inclui pessoas, processos, sistemas eletrônicos, documentos, ações e ideias.
Por ser um programa com muitos pilares, precisará de alguém capaz de agregar e conciliar atuações interdisciplinares, como o jurídico, o contábil, o financeiro, o RH e outros. A função também deverá incentivar os sócios, gestores e colaboradores com o fim de obedecer à missão e valores corporativos e agir sempre respeitando as condutas éticas da empresa.
Um conjunto de habilidades de gestão e conduta ética são recomendáveis para um profissional de compliance, ou compliance officer como é conhecido. Ou seja, uma pessoa capacitada tecnicamente e com competências comportamentais que contribuam para uma atuação segura, características que eu vejo de sobra nos profissionais de secretariado.
Minha argumentação não se encerra aqui. Trago mais detalhes da atuação do secretariado como compliance officer no livro “Um Novo Olhar para o Secretariado: Mudanças e Transformações” – Capítulo 10: Compliance e o Profissional de Secretariado, Editora Literare Books Internacional, 2023 (Coord. Editorial – Cláudia Avelino, Elídia Ribeiro e Walkiria Almeida). Boa leitura!
Loiva Medeiros é professora do Curso de Secretariado Executivo Trilíngue da Universidade Luterana do Brasil (ULBRA); especialista em Tecnologias aplicas à Educação e em Gestão Empresarial; pós-graduanda em Preservação e Gestão de Documentos Digitais; Secretária Executiva com registro profissional n. 1340 SRTE/RS. Experiência de 20 anos como Secretária; de 20 anos na área de gestão de serviços; e 20 anos na docência.
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